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Gestão de notas fiscais: coisas que você NÃO pode fazer.

Já falamos em alguns posts passado o quanto as notas fiscais são documentos importantes pois são elas que comprovam uma transação comercial, constando detalhes sobre o produto ou serviço comercializado e seus respectivos impostos.

Por isso é essencial manter as notas fiscais bem organizadas, no entanto, muitas empresas podem apresentar certa dificuldade em promover uma gestão de notas fiscais mais eficiente, o que as levam a cometer erros capazes de gerar muita dor de cabeça.
Com isso em mente, elaboramos este artigo com 6 coisas que você não deve fazer na sua gestão de notas fiscais para alcançar o melhor desempenho no departamento fiscal.

1- Deixar os cadastros dos clientes desatualizados?


Deixar os cadastros dos clientes desatualizados podem levar as empresas a preencherem suas notas fiscais com informações equivocadas. Por isso mantenham todos os dados sobre os seus clientes sempre atualizados como:
CNPJ;
Inscrição Estadual ou Municipal;
Regime tributário;
CEP;
Endereço
Telefone;
E-mail etc.

2-Não categorizar as notas fiscais


Na hora de organizar e manter as notas fiscais de fácil acesso para serem consultadas. É necessário separar por categoria como por data de emissão e por clientes, pois dessa maneira o processo é mais eficiente.

3-Confundir a DANFE com a Nota Fiscal

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo de tudo o que está descrito na nota fiscal. Dessa forma, ele não possui validade jurídica e por isso não pode ser confundido com a NF seja ela uma nota fiscal eletrônica de serviços NFS-e, ou de produtos NF-e.

4-Não armazenar os arquivos XML das notas fiscais

A lei 5.172 do art. 172 obriga que as empresas armazenem suas notas fiscais por pelo menos 5 anos. Se durante esse prazo o Fisco solicitar determinada NF e a empresa não tiver como fornecê-las, você estará sujeito a multas que podem chegar a R$ 1.000,00 por nota perdida.
No caso das notas fiscais eletrônicas, é importante que você armazene os arquivos XML para fins de fiscalização.

5-Não verificar a autenticidade das notas fiscais

Conferir se as notas fiscais que você emite e recebe são de fato autênticas, é uma prática de extrema importância para uma gestão eficiente desses documentos. Caso haja alguma irregularidade, você pode fazer as devidas correções antes que a Receita Federal solicite essas notas em uma fiscalização.
Se você não verificar a autenticidade das notas fiscais, sua empresa estará sujeita a multas e sanções gravíssimas. Para fazer essa verificação, você só precisa acessar o site da Fazenda e consultar a NF por meio da chave de acesso que consta no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

6-Não fazer um backup das notas fiscais

É muito importante que você faça cópias de segurança das suas notas fiscais. Assim caso ocorra algum incidente como HD corrompido, incêndio ou outras situações, você terá onde recorrer para ter acesso a esses documentos.
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Autor: Natália

11 de Março de 2020