O que é um XML

 O arquivo XML é o formato digital escolhido para a modernização das Notas Fiscais já que a emissão da NF-e (nota Fiscal eletrônica) é uma realidade em várias empresas brasileiras, a NFe tornou o processo de emissão de notas fiscais mais rápido e menos burocrático para os departamentos fiscais das empresas. As transações comerciais devem ser registradas e armazenadas eletronicamente em arquivo XML, e sua  validade é garantida por meio de assinatura digital.

O arquivo XML  é gerado durante a emissão da NFe e serve para registrar os detalhes da transação realizada.  Em resumo o arquivo XML é a própria NF-e que fica armazenada digitalmente para consultas posteriores, que registra informações  como:

• Dados da NFe: valor total, número, modelo, série e datas de emissão;
• Dados do emitente e do destinatário;
• Dados dos produtos ou serviços;
• Dados do ICMS;
• Dados do transporte.

Por quanto tempo é necessário guardar o arquivo XML das notas fiscais. 

Normalmente a legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a receita federal necessitar. caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1.000 por documentos não apresentado no momento da fiscalização, em alguns casos pode chegar até a prisão de acordo com a  lei (Lei nº 9.964, de 10.4.2000 artigo 1 e 2).

Todos os contribuintes do ICMS, sejam optantes ou não pelo Simples Nacional, estão obrigados a armazenar o arquivo XML. O arquivo também deve ser guardado pelo destinatário contribuinte do ICMS. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital das NFes pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.

O que fazer caso você perca o XML da NFe

Ocorreu  um incidente inesperado, e você perdeu os XMLs das Notas Fiscais eletrônicas. O que fazer? Antes de mais nada é importante ressaltar que não é possível recuperar os XMLs perdidos caso o contribuinte não tenha as chaves de acesso. A guarda das notas fiscais fica a cargo dos contribuintes, assim como o registro dos documentos eletrônicos. Os recursos necessários para a guarda do documento digital, incluindo backup, têm um custo muito inferior do que a guarda dos documentos físicos, mas caso a empresa tenha armazenado o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) de todas as notas ainda há a possibilidade de encontrar nesse documento a chave de acesso necessária para recuperação do arquivo XML. A empresa é responsável pelo documento. 

A NFe é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso. Ela deve ser armazenada no mesmo formato que foi transmitida e autorizada. A manutenção das informações em banco de dados é decisão do contribuinte envolvido na transação. Os bancos de dados são importantes para as questões operacionais da empresa e mantém a obrigação da guarda do XML da Nota Fiscal eletrônica.

Autor: Natália